CONSERVATORIA DOCUMENTI DIGITALI TRASMESSI IN POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA - COME COMPORTARSI?

Le copie dei documenti trasmesse mediante Posta Elettronica Certificata, non sono semplici copie a colori ma, essendo dotate di firma digitale apposta mediante procura speciale, assolvono a pieno diritto e tutti gli effetti funzioni di copie conformi agli originali, e risultano pertanto sostitutive, nella loro funzione e rappresentazione, alla documentazione in originale altrimenti trasmessa via posta cartacea, come da DPR n.68 del 11/02/2005 a norma dell’art.27 della L. n.3 del 16/01/2003.

 

L’articolo 3 del D.P.C.M 22 luglio 2011 precisa che a decorrere dal 1° luglio 2013 le pubbliche amministrazioni non possono accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni di cui all’articolo 5-bis comma 1 del Codice dell’Amministrazione Digitale e che, dalla stessa data, in tutti i casi in cui non è prevista una diversa modalità di comunicazione telematica, le comunicazioni avvengono mediante l’utilizzo della posta elettronica certificata secondo le disposizioni di cui agli articoli 48 e 65 comma 1, lettera c-bis) del Codice dell’amministrazione digitale.

 

Inoltre il D.P.R. n. 160 /2010 e l’Allegato tecnico prevedono una gestione delle pratiche SUAP attraverso un processo digitale (per approfondimenti: https://www.dropbox.com/s/6hlxpk9prx25bqr/Risoluzione_212434_SUAP.pdf).

 

Altresì da tener conto l’estensione alla PEC dell’art. 2220 del Codice Civile, sulla conservazione dei documenti contabili, che trova ultima applicazione nella Circolare n.3 del 20/01/2014 del Ministero dell’Economia e delle Finanze – Ragioneria di Stato, che chiarisce l’efficacia della trasmissione di documenti via PEC e non garantisce la reale corrispondenza del documento spedito con il documento recepito, a meno dell’apposizione di una firma digitale (come da noi fatto) e della tenuta dei documenti originali ai fini del contraddittorio in caso di contestazione.